便利な機能

エクセルを読み取り専用で開く

会社などではサーバー上のExcelファイルを複数の人で操作する機会も多いため、ファイル開いていると他の人は読み取り専用になってしまいます。

「共有設定にすればいいのでは?」と思われた方もいるかもしれませんが、共有にすることで制限される機能もあったり、ファイルが壊れたりすることがあって不便な機能でもあります。

編集するために開いているならまだしも、閲覧したいだけの時もあり、できる限り競合せずに作業を進めたいですよね。

最初から読み取り専用で開けるなら編集したい方の邪魔にもならず、間違って変更した内容を上書きしてしまう心配もないためオススメです。

読み取り専用で開けない

実は、Excelをインストールしているなら、ファイルを[Shift]を押しながら右クリックすると、[読み取り専用で開く]というメニューが存在します。しかし、この[読み取り専用で開く]をクリックしてもExcelは普通に起動してしまいます。

WindowsのバグなのかExcelのバグなのかわかりませんが、Microsoftが修正しないため使えない機能になっています。

※環境変数を変更すれば使えるのですが、レジストリを変更するとパソコンよっては動作に影響する場合があるため、今回は紹介していません。

読み取り専用で開く方法

Excelには読み取り専用で開く方法がいくつかありますのでその方法を紹介していきます。

  • [読み取り専用の設定/解除]機能
  • ファイルを開く時に読み取り専用を推奨
  • 読み取り専用(書き込み禁止)

1.「読み取り専用の設定/解除」機能

Excelにはファイルを開いた状態でも「読み取り専用の設定/解除」機能を使えば読み取り専用と編集可能を切り替えることができます。

まずは機能を追加しましょう。

クイックアクセスツールバーを開く

[ファイル] > [オプション] > [クイック アクセス ツール バー]を選択して、クイックアクセスツールバーのカスタマイズをします。

コマンドの選択「すべてのコマンド」を選択し、一覧から[読み取り専用の設定/解除]を探します。(コマンドがたくさんありますが、英語→日本語の昇順なので下から探すと見つけやすいです)

「読み取り専用の設定/解除」を選択したら[追加(A) >>] > [OK]で設定完了です。

左上の[クイック アクセス ツール バー]に「読み取り専用の設定/解除」のアイコンが追加されています。

アイコンを押すとファイルが読み取り専用に変わります。もう一度押せば読み取り専用を解除できます。

2.ファイルを開く時に読み取り専用を推奨する

ファイルを管理している人がいて、そのファイルを不特定多数の人が開く場合はこちらの設定がオススメです。

名前を付けて保存を開く

[ファイル] → [名前を付けて保存]を選択します。

Excel 名前を付けて保存

全般オプションを設定する。

右下の「ツール(L) ▼」をクリック > [全般オプション(G)]を選択します。

エクセル 名前を付けて保存 ツール

「読み取り専用を推奨する(R)」にチェックを入れたら[OK]を選択して全般オプションを完了します。

名前を付けて保存 ツール 全般オプション

名前を付けて保存にて[保存(S)]を選択すれば設定は完了です。

読み取り専用を推奨することを確認

ファイルを一度閉じて再度ファイルを開くと、読み取り専用で開くかどうか確認ボックスが表示されるようになりました。

読み取り専用で開く

[はい]で読み取り専用、「いいえ」で編集状態で開きます。

「キャンセル」はファイルを開きません。

スケジュール管理をExcelでする場合など、[読み取り専用を推奨する(R)]を設定しておけば閲覧したい人と編集したい人で権限を分けることができます。また、閲覧者自身も編集する可能性がある場合は「読み取り専用を推奨する(R)」機能が便利です。

編集する人が決まっており、閲覧者には絶対に変更してほしくない場合は次項「3.読み取り専用(書き込み禁止)」を参照ください。

読み取り専用を推奨する機能を解除したい場合は、「読み取り専用を推奨する(R)」のチェックを外して保存すれば解除できます。

3.読み取り専用(書き込み禁止)

書き込み権限を制限することで読み取り専用とすることもできます。

編集者以外の変更は実施してほしくない場合には活用ください。

手順は「2.ファイルを開く時に読み取り専用で開くか確認する」と全般オプションを開くまでは同じです。

[ファイル]タブ → [名前を付けて保存] → [ツール(L) ▼]をクリック → [全般オプション]を選択

エクセル 名前を付けて保存 ツール

全般オプションが開いたら書き込みパスワードを設定します。

[書き込みパスワード(M):]の右側のボックスにパスワードを入力したら[OK]

「パスワードの確認」ダイアログが表示されるので同じパスワードを入力して[OK]

ファイルを保存して、再度ファイルを開くとパスワードが求められます。

編集したい場合はパスワードを入力して[OK]、読み取り専用で開く場合は[読み取り専用]をクリックすれば開けます。

「パスワード確認」ダイアログにもあるように、書き込みパスワードの設定はセキュリティ機能ではありません。読み取り専用で開いた後、別ファイルとして保存すれば同じファイルをパスワードなしの状態で保存できてしまいます。

内容の改ざん防止機能ではないので注意してください。

最後に

以上がExcelの機能でファイルを読み取り専用で開く方法となります。

1つのファイルを複数人で閲覧する場合には、編集しないときも多く、便利な機能です。

隣の人が開いているなら、ひとこと伝えるだけでいいですが、他部署の人が開いている場合は電話したりと億劫になることもありますよね。小さなことですが仕事の流れを止めないことは効率UPにも繋がることなので、ぜひご活用ください。